Avaliação pessoal do PGCon Brasil 2008

Bom senhores, prometo que é a última vez que escrevo sobre o assunto. No entanto, acredito que seja importante escrever algo sobre isso, por um motivo muito simples, se não fizemos isso agora, corremos o risco de perder parte da experiência deste ano na organização do próximo PGCon, que já começa a dar seus primeiros sinais de vida.

De fato, não posso pretender fazer uma avaliação global do evento, só posso falar sobre a parte que eu acompanhei. Outros valorosos colegas certamente terão mais coisas para acrescentar e poderão me corrigir. De toda forma, vou deixar aqui meu relato por escrito, em público, como sempre foi meu estilo de fazer as coisas.

Qual era o nosso status antes de organizar o evento?

Bom, as coisas não começaram do nada. Começaram a partir do PGCon Brasil 2007 que foi feito em São Paulo. Houve um sentimento consensual entre os organizadores em 2007 de que deveríamos trazer a organização do evento para as nossas mãos. No nosso acordo com a empresa que ajudou na realização do evento, tivemos 10% do valor das inscrições repassados para a comunidade. Isso nos rendeu um pouco mais de mil reais que foram absorvidos na montagem do stand no FISL 9.0 . O FISL ocorreu no meio de Abril e conseguimos alguns patrocinadores para o evento e vendemos algumas camisetas, com isso, conseguimos algum caixa para começar o evento, algo em torno de uns 3 mil reais.

O Que deu certo?

• Começamos a organizar cedo. Em março já estávamos dando os primeiros passos.
• Em maio já tínhamos o site no ar com data, local e hoteis definidos. Muita gente na lista pgbr-dev ajudou e hospedou a versão beta do site. Foi um esforço bacana da comunidade neste momento com pessoas que eu nem conhecia ajudando espontaneamente.
• No meio de maio também soltamos a chamada de trabalhos internacional. Tivemos 3 palestrantes que enviaram propostas: Bruce Monjiam, David Fetter e Magnus Hagander. O interessante nisso é que não precisamos fazer o convite para os palestrantes internacionais, eles se candidataram sozinhos;
• Em junho soltamos a chamada de trabalhos nacional e tivemos mais de 20 propostas enviadas. Isto nos abre a porta para pensar em utilizar mais de uma sala em paralelo em 2009;
• Conseguir um espaço como a Unicamp foi outro passo importante. Para mim realizar um evento numa universidade do porte da Unicamp mostra que realmente estamos no caminho certo. Não posso deixar de agradecer novamente o Professor Rubens Queiroz sem o qual isto não teria acontecido. A Unicamp se dispôs a nos ceder o auditório gratuitamente, mas o evento teria que ser realizado apenas durante a semana. Optamos por realizar novamente o evento na 6ª e sábado para abrigar diferentes públicos, o que se revelou novamente uma boa estratégia. Por isso tivemos que pagar pelas horas extras dos funcionários e a locação do espaço ficou em torno de uns 3 mil reais. Se por um lado isso é menos que o valor da locação do espaço de 2007 que custou 5 mil, era mais que as nossas reservas, o que nos pressionou na captação de recursos;
• Mudamos um pouco o esquema da grade de eventos e adicionamos um tutorial, os hacker talks e os lightning talks. Acho que todas as novidades foram bem recebidas. Aqui tenho que citar a ajuda do Dickson Guedes que ajudou nas chamadas de trabalhos, escolhas de palestrantes e tocou os lightning talks.;
• Realizamos as inscrições com as próprias pernas. O Sebastian e o Risso iniciaram o sistema para as inscrições on-line e o Euler acabou assumindo o projeto e concluiu. O Diogo e o Euler tiveram que atravessar uma maratona burocrática para conseguir fazer a integração com o banco. Como somos associados a ASL, precisávamos fazer a triangulação entre a nossa comunidade, a ASL e o Banco do Brasil (onde temos conta) e tudo isso no período de férias. A notícia boa é que vencemos esta parte e estas portas já estão abertas para 2009, o que deve adiantar muito as coisas.
• Conseguimos dar uma ajuda de custo para dois palestrantes nacionais que tiveram a sua hospedagem e passagens pagas pela organização. Ter caixa para isso foi muito bom, fazer isso de forma transparente entre os palestrantes foi melhor ainda;
• Conseguimos dar uma ajuda de custo para os principais organizadores do evento, pagando a hospedagem destes. Isto foi algo que ajudou a amortizar os gastos pessoais que boa parte da equipe de organização teve;
• Toda a equipe de organização e palestrantes estava hospedada dentro da Unicamp. Isto nos ajudou muito. A Casa do Professor Visitante foi uma mão na roda para nós;
• Contratamos uma equipe responsável pelo credenciamento. Isso foi um grande alívio para nós. Ter uma equipe dedicada a isso nos deixou mais a vontade para nos dedicar a outras atividades e curtir mais o evento. Algo que descobrimos é que empresas especializadas em organizar eventos cobram uma fortuna e não dão a menor pelota para nós. A nossa solução foi conseguir quem um dos membros da comunidade assumisse esta tarefa e fisesse isto a preço de custo. O Rodrigo Marins foi o herói que assumiu esta parte da organização.
• O número de participantes aumentou. Em 2007 tivemos um pouco mais de 200 pessoas, em 2008 algo em torno de 270. Algo interessante foi notar o nível do público também. Não encontrei quase nenhum novato. O públio era composto em sua maioria de pessoas que já utilizam o PostgreSQL em ambiente de produção. Isso é realmente um ponto muito positivo;
• As palestras tiveram um nível técnico mais alto também. Em geral, a minha avaliação é que tivemos uma elevação quantitativa e qualitativa do evento. É muito comum aumentar o público e baixar a qualidade. Isto não ocorreu. Muito bom;
• Os temas também foram diferentes de 2007, não havendo superposição notável de temas. É claro que isso uma hora vai acontecer, mas de fato isso deve ter tornado o evento em 2008 bastante proveitoso mesmo para quem esteve no evento de 2007.
• Conseguimos não ficar no prejuízo mesmo contratando buffet, pagando todo o material gráfico, equipe de credenciamento, aluguel do espaço, ajudas de custo, etc. O que nos salvou a pátrica? Captação de recursos. Este é um trabalho que ninguém quer pegar. Dá um trabalho danado e a conta telefônica faz um rombo enorme no orçamento. O fato é que não podemos sequer comparar 2007 com 2008. O número de patrocinadores foi bem mais generoso e conseguimos cobrir as despesas. Não sei dizer ainda quanto temos em caixa para 2009, mas espero que seja mais que em 2008. De fato para mim, não tenho a intenção de fazer um enorme caixa para a comunidade. Mas ter dinheiro para começar a organizar o evento ajuda muuuuuuito. Aqui o nosso herói tem nome: Leonardo Cezar.

Olhando assim, parece que tudo foi uma maravilha. Bom, os problemas aconteceram, claro. Vou deixar aqui apontado algumas coisas que eu gostaria de ver melhoradas em 2009, além de tudo o que evoluímos em 2008:

• Sem dúvida o nosso tormento número 1 foram as inscrições. Deu muito trabalho. Uma parte dele não se repetirá em 2009 pois o sistema já está pronto. Mas algumas melhorias no processo como um todo precisa acontecer. A primeira coisa é que precisamos de um processo separado para órgãos públicos. Não é uma coisa do outro mundo, mas não previmos isso e tivemos muita dor de cabeça por isso. É claro que alguns órgãos inventam processos mais exóticos, mas no geral, criar uma rotina específica para tratar estes casos (que somam pelo menos 1/4 do nosso público) é essencial. Outra coisa que poderia nos ajudar muito é poder emitir nota fiscal eletrônica, não sei se isso é viável, mas nos pouparia muito trabalho. Bom, não posso deixar de citar o Diogo Biazus que segurou boa parte da peteca com os governos, junto com o Euler e Leo.
• Um telefone… isso é tudo que muitos queriam. Um número de telefone para ligar e tirar dúvidas sobre as inscrições. Parece estranho mas nós não tínhamos um. E o motivo foi simples… todo mundo tem seu trabalho e atender zilhões de telefonemas não é nada simples. A gente sempre imaginou as pessoas entrando no site do evento, se inscrevendo, imprimindo seu boleto e pagando. Pois é… mas em empresas e governos as coisas não são assim. Então se tivermos caixa em 2009, temos que contratar alguém para atender o telefone e responder e-mails.
• Um detalhe peculiar sobre as inscrições também foram as informações no site. A maior parte delas estão lá… mas a maioria não lê. Então precisamos pensar em meios de minimizar isso. O processo de baixa no banco não é algo que nós controlamos. Isto nos impõem algumas restrições. Um exemplo disso é que só sabemos se alguém pagou ou não dias depois do pagamento ser efetuado. É por isso que não dá para pagar um boleto um dia antes do evento! O impacto disso na organização do credenciamento é enorme;
• Se ter uma equipe de credenciamento a custos atraentes foi um enorme avanço, precisamos estabelecer uma relação mais profissional nesta área principalmente em relação a prazos e horários. Isto vale para a comunidade e para a empresa contratada;
• As peças gráficas são o nosso calcanhar de Aquiles. Temos vários programadores experientes que podem nos ajudar a melhorar o sistema de inscrições… mas desenhar… isso ainda é um problema. A Softa tem nos ajudado nesta parte já por dois anos, mas ainda acho que precisamos encontrar alguém para fazer isso por nós e pagar por isso se preciso. O atraso na parte gráfica impões sérias limitações na divulgação;
• A parte de divulgação na verdade precisa de melhoria. Tenho certeza que não atingimos boa parte do nosso público por falta de divulgação. É claro que não tenho a intenção de fazer mega eventos. Mas perdemos boas oportunidades de colocar o PostgreSQL em evidência na mídia, o que beneficiaria não só o evento como a comunidade toda diretamente. Algo para 2009: precisamos de uma assessoria de imprensa profissional;
• Bom, para conseguir ter dinheiro para tudo isso, precisamos enfim de mais dinheiro. Aí é que entra a captação de recursos. Para conseguirmos dinheiro, precisamos começar cedo na organização e ter um plano de captação pronto mais cedo. Mais que isso precisamos de pelo menos duas pessoas dedicadas só para isso: Um para a captação com o setor público e outra com o setor privado. Alguém dedicado a captação internacional também seria uma boa. Para 2009 o Fike disse que tem grande chance dele dar uma mão na captação com o governo. Ter alguém morando em Brasília é realmente uma mão na roda para isso. Mas mais que isso, eu proponho que paguemos no mínimo uma boa parte da conta de telefone dos nossos captadores. A conta é meio assombrosa. Bancar algumas recargas de celular pode ser uma idéia. Talvez com isso, possam aparecer mais pessoas dispostas a ajudar nesta área tão delicada.

Bom, agora deixando as dificuldades de lado, eu penso que poderemos ter o seguinte cenário para 2009:

• Realização de PGmeetings – encontros informais – em várias cidades do país ocorrendo com alguma frequência;
• Realização de pelo menos um PGDay – encontro regional com 2 ou 3 palestras – em cada região do país em 2009;
• Participação no FISL 10.0 em junho;
• Realização do PGCon Brasil 2009 em setembro;

A idéia é que o PGmeting seja uma boa desculpa para as pessoas se encontrarem mais em sua região, trocarem figurinhas e começarem a planejar um ou outro PGDay. O PGDay teria um foco em disseminar o PostgreSQL para quem não o conhece e ter palestras de nível iniciante e intermediário. O PGCon Brasil seria um evento de mais alto nível realizado apenas uma vez por ano com palestras de nível intermediário e avançado. Para o PGCon Brasil 2009 eu penso que poderíamos experimentar duas salas em paralelo. Uma maior com as palestras em geral. E outra menor com os Hacker Talks, palestras avançadas e alguns tutoriais. Continuo achando que organizar oficinas no estilo hands-on (com cada participante fazendo atividades em seu computador) não é uma boa idéia, pois dá muuuuito trabalho e não permite muito aprofundamento do assunto. Gosto do estilo do tutorial onde o palestrante tem mais tempo, pode demonstrar algumas coisas na prática e coisas do tipo.

Bom, se você foi ao evento e tem outras sugestões, reclamações, dúvidas e etc e tal, este é a última vez que vamos entrar nesse assunto aqui. Na verdade, o melhor local para discutir isso não é aqui, e sim na lista pgbr-dev. Então se você tem a intenção de ajudar a organização de qualquer evento (PGCon Brasil, PGDay, PGmeeting, FISL, o que for) entre na lista.